Schemaoptimering

Planeringen av scheman sker med hjälp av en automatisk optimeringsfunktion. Innan optimering kan semester eller annan frånvaro läggas in för att markera att dessa tider ej skall schemaläggas. Varje person har ett tillgänglighetsschema som anger när de är tillgängliga för arbete vilket verktyget tar i beaktning när det skapar schemat tillsammans med andra parametrar så som personalens kompetens, arbetsmiljöregler och avtal. 
Möjlighet finns att bara schemalägga fast personal och först om behov finnes kan valet göras att schemalägga timvikarier. Detta gör att inga onödiga timmar schemaläggs.

Användargränssnitt

Det är lätt att se om man möter sitt planerade behov eller inte med hjälp av tydliga grafer. Här kan även behovet för en viss aktivitet/kompetens filtreras ut så att man ser hur planeringen möter behovet på just den aktiviteten/kompetensen. Olika arbetsuppgifter representeras av olika färger på skiften.

Cykliska scheman

Det finns även möjlighet att använda fasta, cykliska scheman. Dessa går att använda istället för eller i kombination med optimeringen. Exempelvis kan helger läggas med cykliska scheman och så låter man XLScheduler optimera vardagarna.